So schreiben Sie eine E-Mail-Bewerbung – Tipps und Beispiele

Jobangebote gibt es heutzutage nicht nur in der Zeitung. Online-Karriereportale wie Indeed, Stepstone oder LinkedIn, aber auch die Bundesagentur für Arbeit und die Unternehmen selbst offerieren ihre vakanten Stellen im Internet und erreichen damit Jobsuchende weltweit. 

Dementsprechend hat sich auch die Übermittlung der Bewerbungsunterlagen verändert. Auf den genannten Kanälen kann man sich entweder über ein Online-Formular oder per E-Mail bewerben. Das geht schnell, spart den Weg zur Post und ermöglicht es Jobsuchenden, ihren Suchradius zu erweitern. 

Doch wer meint, bei der elektronischen Bewerbung käme es weniger aufs Detail an als bei den klassischen Bewerbungsunterlagen, der irrt. Gerade weil die Übermittlung nur einen Mausklick entfernt ist, sollten Sie der E-Mail-Bewerbung Ihre volle Aufmerksamkeit widmen. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten, damit Ihre Bewerbungsmail nicht im Spam-Ordner landet.

Was ist eine E-Mail-Bewerbung?

Jobsuchende können sich heutzutage auf viele Online-Stellenangebote über ein Formular (Online-Bewerbung) oder per E-Mail (E-Mail-Bewerbung) bewerben.

Bei der Online-Bewerbung werden Interessierte über ein Bewerbungsverfahren des ausschreibenden Unternehmens durch den Bewerbungsprozess geführt. In der Regel können Sie dort Ihre Dokumente hochladen und in einem Feld ein paar begleitende Sätze formulieren.

Womit wir uns in diesem Artikel beschäftigen, ist die E-Mail-Bewerbung. Sie ähnelt der herkömmlichen papiergestützten Bewerbung, unterscheidet sich jedoch dadurch, dass Sie Ihre Unterlagen nicht per Post einreichen, sondern als Anhang zu einer E-Mail beifügen. 

Was gehört in eine elektronische Bewerbung?

Die E-Mail-Bewerbung muss genau wie die klassische Bewerbung einige grundsätzliche Angaben enthalten, auf die wir nachstehend noch genauer eingehen werden:

• Ihre E-Mail-Adresse

• Persönliche E-Mail-Adresse des Empfängers

• Aussagekräftiger Betreff

• Anrede

• Textteil

• Grußformel und Unterschrift

• Anlagenverzeichnis

• Anlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Diplome)

Tipp: Bevor Sie sich an die Arbeit machen, lesen Sie sich die Stellenanzeige noch einmal genau durch und überprüfen Sie, welche Unterlagen und Angaben überhaupt angefordert werden. 

Nicht immer müssen in dieser ersten Phase des Auswahlverfahrens bereits Zeugnisse und Diplome eingereicht werden. Manche Unternehmen wünschen sich ein separates Anschreiben, andere wiederum brauchen zunächst nur den Lebenslauf. 

Achten Sie außerdem darauf, ob Angaben zum Eintrittstermin oder Gehalt angefordert werden und integrieren Sie diese Eckdaten ggf. in den Text Ihrer E-Mail.

Ihre E-Mail-Adresse

Verwenden Sie eine seriöse E-Mail-Adresse, um einen positiven Eindruck bei Personalverantwortlichen zu hinterlassen. Vermeintlich witzige oder anonymisierte E-Mail-Adressen wirken unreif oder unseriös und schmälern Ihre Erfolgsaussichten.

Tipp: Verzichten Sie in Ihrer E-Mail-Adresse auf Spitznamen, Geburtsdatum und Nicknames. Verwenden Sie stattdessen ausschließlich Ihren Vor- und Zunamen. Damit verleihen Sie Ihrer E-Mail Identität, Sie werden schneller zugeordnet und Ihr Name prägt sich besser ein.

Persönliche E-Mail-Adresse des Empfängers

Senden Sie Ihre E-Mail-Bewerbung immer an den zuständigen Ansprechpartner. Name und E-Mail-Adresse gehen in der Regel aus der Stellenbeschreibung hervor.

Falls nicht, recherchieren Sie die Kontaktdaten und verwenden Sie nicht einfach eine generische E-Mail-Adresse wie info@ kolberger-gmbh.de oder kontakt@bmw.com. Dies wirkt nicht nur oberflächlich, sondern kann auch dazu führen, dass Ihre E-Mail mit erheblicher Verzögerung in der Personalabteilung ankommt. In der Zwischenzeit sitzen andere Bewerber/innen vielleicht schon beim Vorstellungsgespräch.

Aussagekräftiger Betreff

Das Feld „Betreff“ erleichtert Personalern die Zuordnung Ihrer Unterlagen und kann darüber entscheiden, ob Ihre E-Mail überhaupt geöffnet wird. 

Sie sollten deshalb aber nicht eine besonders pfiffige Formulierung wählen – diese würde eher dafür sorgen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner landet. Zeigen Sie sich genau wie bei der E-Mail-Adresse professionell. Nennen Sie im Betreff das Wort „Bewerbung“ und die exakte Stellenbezeichnung.

Beispiele für den Betreff:

• Bewerbung als Grafikdesigner (m/w/d) im Marketing – Referenz XTF 1265

• Bewerbungsunterlagen für die Stelle als Marktleiter/in am Standort Düsseldorf (HR-8910)

• Initiativbewerbung als Sekretärin – unser Telefonat vom 12.02.2025

Tipp: Wenn Sie sich spontan bei einem Unternehmen bewerben möchten und es keine Stellenausschreibung gibt, die Sie im Betreff erwähnen können, fragen Sie telefonisch im Unternehmen nach dem richtigen Ansprechpartner für Ihre Initiativbewerbung. Dadurch können Sie nicht nur erste Kontakte knüpfen und Ihre Unterlagen an die richtige Person adressieren, sondern sich auch im Betreff und im Text Ihrer E-Mail-Bewerbung auf das Telefonat beziehen.

Anrede

Genau wie die persönliche E-Mail-Adresse sollten Sie auch den Namen des oder der zuständigen Personalverantwortlichen ermitteln und sich nicht einfach an Sehr geehrte Damen und Herren wenden.

Der Name des Recruiters oder der Recruiterin wird in der Regel in der Anzeige genannt. Falls nicht, recherchieren Sie ihn auf der Website des Unternehmens oder auf der betreffenden Karriereplattform. Sollten Sie auch dort nicht fündig werden, rufen Sie im Unternehmen an und fragen Sie nach. Somit stellen Sie bereits einen ersten persönlichen Kontakt zum Unternehmen her und werden eventuell sogar mit der Personalabteilung verbunden: eine ideale Chance für einen ersten guten Eindruck!

Textteil

Zwar sind alle Aspekte Ihrer E-Mail-Bewerbung von Bedeutung, allerdings ist der E-Mail-Text das Erste, was Personaler/innen von Ihnen lesen, bevor überhaupt der Anhang angeklickt wird. 

Im Gegensatz zum klassischen Anschreiben sollten Sie sich hier kurz halten. Vier bis sechs Zeilen sind völlig ausreichend, zumal Recruiter/innen angesichts der Flut elektronischer Bewerbungen, die sie täglich screenen müssen, keine Zeit haben, lange Ausführungen zu lesen.

Hier geht es darum, kurz mitzuteilen, weshalb Sie sich bewerben, worauf Sie sich bewerben, welche Anhänge Sie beigefügt haben und dass Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen. 

Das könnte so aussehen:

Beispiel für den Textteil einer E-Mail-Bewerbung:

Sehr geehrte Frau Hagenbach, 

mit großem Interesse habe ich auf Ihrer Website Ihre Stellenanzeige gelesen, in der Sie einen Grafikdesigner (m/w/d) suchen. 

Als Anhang zu dieser E-Mail sende ich Ihnen daher meine vollständigen Bewerbungsunterlagen.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich darauf, bald mehr über die beschriebene Aufgabenstellung und Ihr Unternehmen zu erfahren.

Tipp: Falls in der Stellenanzeige ein Anschreiben verlangt wird, fügen Sie dieses als separates Dokument in Ihrem PDF-Anhang bei. Kopieren Sie nicht einfach den Text des Bewerbungsschreibens in das E-Mail-Textfeld. Das wäre nicht nur zu viel Inhalt, sondern auch doppelt gemoppelt.

Grußformel und Unterschrift

Zum Schluss fügen Sie noch ganz klassisch die Grußformel ein und nennen noch einmal Ihren Vor- und Zunamen und/oder Sie fügen eine digitale Version Ihrer Unterschrift als Grafik ein.

Beispiel für Grußformel und Unterschrift

Mit besten Grüßen

Rolf Müller

Tipp: Richten Sie sich eine E-Mail-Signatur in Ihrem E-Mail-Programm ein. Somit können Sie per Mausklick (oder automatisch) Ihre vollständigen Kontaktdaten am Ende Ihrer E-Mail einfügen und diese dadurch personalisieren. Eine E-Mail-Signatur macht einen professionellen Eindruck und ermöglicht es dem Empfänger, bei Bedarf schnell Kontakt mit Ihnen aufzunehmen.

Anlagenverzeichnis

Erwähnen Sie im Textteil, welche Anlagen Sie beifügen (siehe Muster oben) oder fügen Sie zum Schluss eine Liste ein, in der Sie die beigefügten Unterlagen benennen. Somit weiß der Personalverantwortliche, was ihn oder sie erwartet. In der Regel sind dies ein Bewerbungsschreiben, Ihr Lebenslauf sowie Zeugnisse und Diplome. Lesen Sie in der Stellenanzeige nach, welche Dokumente gewünscht werden.

Beispiel für Anlagenverzeichnis

Anlagen:

• Anschreiben

• Lebenslauf

• Diplome

• Arbeitszeugnisse

Der Anhang – ein Kapitel für sich

Der Anhang Ihrer E-Mail-Bewerbung enthält Informationen, die über den weiteren Verlauf entscheiden. Es gibt einiges zu beachten, damit auch dieser Teil Ihrer elektronischen Bewerbung das erste Screening erfolgreich durchläuft.

Inhalt der elektronischen Bewerbungsmappe

Sofern „vollständige Bewerbungsunterlagen“ gewünscht werden, sollte deine digitale Bewerbungsmappe Folgendes beinhalten:

• Anschreiben

• Deckblatt (optional)

• Lebenslauf

• Zeugnisse

Bei einer „Kurzbewerbung“ genügen Anschreiben und Lebenslauf. Es bietet sich jedoch an, die vollständigen Bewerbungsunterlagen parat zu haben, falls diese später angefordert werden.

Wählen Sie die Anlagen sorgfältig aus und fügen Sie nur aussagekräftige und relevante Dokumente ein. Unwichtige Anlagen verwässern die Bewerbung und erhöhen unnötig die Dateigröße. 

Tipp: Achten Sie bei den Dokumenten Ihrer elektronischen Bewerbungsmappe auf eine hohe Auflösung und ein ordentliches Erscheinungsbild. Gescannte Dokumente sollten gut lesbar sein und keine Knicke oder Flecken aufweisen. Machen Sie den Selbsttest und drucken Sie Ihre Bewerbungsmappe aus, um das Ergebnis zu überprüfen. Falls Sie ein Foto beifügen, sollte dieses auch auf dem Papier gut zur Geltung kommen.

Formale Anforderungen an die elektronische Bewerbungsmappe

Dateiformat

Versenden Sie Ihren Anhang als PDF-Datei. Das Portable Document Format gilt als Standard für den Online-Versand von Dokumenten, da diese auf jedem PC, Laptop oder Smartphone geöffnet werden können und die Formatierung erhalten bleibt. PDF-Dokumente können nicht ohne Weiteres manipuliert werden und gelten als weniger virenanfällig als beispielsweise Word-Dokumente.

Auch Bewerbermanagementsysteme (ATS) können PDF-Dokumente problemlos durchforsten und auf Keywords überprüfen.

Einzelne Datei

Es bietet sich an, eine einzige PDF-Datei zu erstellen und die Dokumente nicht einzeln an Ihre E-Mail anzufügen. Somit verhindern Sie, dass Ihre Unterlagen beim Drucken durcheinander geraten. Zudem muss der oder die Personalverantwortliche nur einmal auf „Drucken“ klicken und nicht jedes Dokument einzeln öffnen. Auch das Scrollen innerhalb einer einzigen Datei ist einfacher als zwischen Einzeldateien zu wechseln.

Größe des Anhangs

Mit Ihrer E-Mail sollten Sie nicht das Postfach des Empfängers sprengen oder sein bzw. ihr System lahmlegen. Die beigefügte PDF-Datei sollte nicht größer als 3 MB sein.

Tipp: Reduzieren Sie die Dateigröße nicht, indem Sie Ihre digitale Bewerbungsmappe komprimieren („zippen“). Zip-Dateien können potenziell Viren enthalten und dürfen daher in vielen Unternehmen gar nicht geöffnet werden. Falls doch, bedeutet das Entpacken der Datei dennoch einen Mehraufwand für den oder die Personalverantwortliche, was mit unbewussten Verzerrungen einhergehen kann.

Name des Anhangs 

Übernehmen Sie nicht einfach den eventuell von Ihrem System generierten Dateinamen (Scan0001.pdf oder dergleichen), sondern nehmen Sie in den Dateinamen Ihren Namen und die Stellenbezeichnung (eventuell auch deren Referenz) auf.

Versetzen Sie sich in die Lage der Recruiter/innen, die mitunter Hunderte von E-Mail-Bewerbungen empfangen und in der Lage sein sollten, diese möglichst einfach zuzuordnen. 

Unterschriften bei elektronischer Bewerbungsmappe

Auch in digitaler Form benötigen Anschreiben und Lebenslauf eine handschriftliche Unterschrift. Scannen Sie Ihre Unterschrift oder fotografieren Sie sie ab und fügen Sie die entsprechende Bilddatei in Ihre Dokumente ein. 

Verschiedene Programme, darunter Adobe Reader, bieten eine Funktion zum Unterschreiben von Dokumenten. Auch mit einem Grafiktablett können Sie Ihre Dokumente digital signieren.

Besonderheiten und Stolpersteine bei der E-Mail-Bewerbung

In weiten Teilen ähnelt die E-Mail-Bewerbung der altbekannten Papierbewerbung. Einige Dinge unterscheiden sich aber. Folgendes sollten Sie bei der Bewerbung per E-Mail zusätzlich beachten:

Keine Hektik

Prüfen Sie vor dem Absenden Ihrer Bewerbung, ob Sie Ihre elektronische Bewerbungsmappe als Anhang geladen haben. Vergewissern Sie sich nach dem Einreichen Ihrer Bewerbung, ob die Unterlagen hochgeladen wurden. Prüfen Sie alle Dokumente und den Text Ihrer E-Mail auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.

Metadaten

Jede PDF-Datei enthält Metadaten, die Aufschluss darüber geben, wer die Datei erstellt hat und wann. Erstellen Sie allein deshalb für jede Bewerbung eine eigene Datei.

E-Mail-Format

Versenden Sie Ihre E-Mail idealerweise als Text und nicht in HTML. Dies könnte zu Anzeigefehlern beim Empfänger führen. Falls Sie doch HTML verwenden möchten, etwa damit Ihre Signatur besser zur Geltung kommt, verzichten Sie auf weitere Gestaltungsmöglichkeiten wie Briefpapier, Hintergründe und dergleichen. Diese blähen die Größe Ihrer E-Mail nur unnötig auf und lenken ab. 

Lesebestätigung und Priorität

Fordern Sie keine Lesebestätigung beim Empfänger an und kennzeichnen Sie sie auch nicht als wichtig. Dies kann übergriffig wirken und einen negativen Eindruck erwecken. Alternativ zur Lesebestätigung können Sie sich selbst im BCC-Feld als Empfänger angeben (was der Hauptempfänger nicht sieht), um zu prüfen, ob die E-Mail bei Ihnen ankommt, denn dann hat sie der Empfänger sehr wahrscheinlich auch erhalten. Vorsicht: Nicht versehentlich das CC-Feld dafür verwenden oder einen falschen Empfänger in eines der beiden Felder eingeben. Das kann höchst peinlich werden.

Richtiger Zeitpunkt

Achten Sie auf jedes Detail! Auch der Zeitpunkt, zu dem Sie Ihre E-Mail senden, sagt viel über Sie aus oder lässt zumindest Raum für Vermutungen. Senden Sie Ihre Unterlagen zu üblichen Geschäftszeiten, vorzugsweise aber am Morgen oder am Vormittag. Natürlich sollten Sie Ihre E-Mail-Bewerbung insgesamt zeitnah nach Erscheinen der Stellenausschreibung senden, und nicht erst vier Wochen später. 

Personalisierung

E-Mail Bewerbungen sind eine praktische Sache und möglicherweise sind Sie versucht, ein und dieselbe E-Mail und identische Bewerbungsunterlagen gleich an mehrere Unternehmen zu senden. 

Personaler/innen erkennen dies jedoch sofort, genau wie Sie erkennen, wenn ein Marketingschreiben an Tausende Haushalte geschickt wird und lediglich Ihr Name eingesetzt wurde.

Nehmen Sie sich die Zeit, auch eine E-Mail-Bewerbung an die jeweilige Stelle anzupassen. Das gilt nicht nur für den Text in der Bewerbung, sondern auch für die Zusammenstellung Ihrer Unterlagen und die Schwerpunkte in Ihrem Lebenslauf. 

Checkliste für die E-Mail-Bewerbung

Kurze E-Mail, viel zu beachten! Wie Sie sehen, hat eine E-Mail-Bewerbung nicht nur Vorteile, es gibt auch jede Menge Stolperfallen. Damit Sie mit Ihrer elektronisch eingereichten Bewerbung nicht ins Fettnäpfchen treten, haben wir das Wichtigste noch einmal kurz zusammengefasst:

Checkliste vor dem letzten Klick:

• Seriöse Absender-E-Mail-Adresse

• Empfänger-E-Mail-Adresse ist korrekt

• Betreff enthält das Wort „Bewerbung“ und die richtige Stellenbezeichnung

• Anhang ist eine Einzeldatei im PDF-Format mit max. 3 MB und enthält meinen Namen und die Stellenbezeichnung im Dateinamen

• Anhang ist beigefügt!

• E-Mail-Text ist kurz, aussagekräftig und fehlerfrei und keine Kopie des Bewerbungsschreibens

• E-Mail enthält Anrede, Grußformel und professionelle Signatur

• Anlagen sind im Anlagenverzeichnis am Ende der E-Mail erwähnt

• Elektronische Bewerbungsmappe ist ordentlich und individuell zusammengestellt

• Hohe Auflösung und Sauberkeit der Unterlagen im Anhang 

• Das Design von E-Mail und Unterlagen ist stimmig, Sprache und Stil sind unaufdringlich und höflich

• Meine Bewerbung ist auf die Stellenausschreibung und das Unternehmen zugeschnitten 

Wenn Sie die hierin enthaltenen Tipps und Empfehlungen für die E-Mail-Bewerbung berücksichtigt haben und die Checkliste abgearbeitet haben, können Sie klicken! 

Weiterführende Informationen zu den Bestandteilen Ihres Lebenslaufs, Ihres Anschreibens und zu den weiteren Komponenten Ihrer Bewerbung sowie hilfreiche Tipps rund um Bewerbung und Karriere finden Sie in unseren Blogs. 

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